具体来讲，对稿件缩减的原因主要以下几点。
第一，稿件冗长累赘。这种现象有几种情况：主题太大什么都说，结果是面面俱到大而空；主线与枝蔓过多冲淡了主题，费了很多笔墨却主次不分；写事实发生的过程太细，生怕读者什么都不知道使得稿件烦琐；认为短稿件没有分量，写得长才显得有水平，几百字能说清楚的也要洋洋洒洒千言。这几种情况的稿件都应进行缩减。
第二，非新闻东西过多。有的稿件为追求情节生动，在叙事过程中掺入大量背景材料对比、铺垫，或是过多运用文学手法，抒情笔墨太多偏离了主题。有的稿件不注意新闻与评论的区别，让新闻担负了评论的任务，围绕事实揉入空话套话，硬要总结出什么“道理”来才认为深刻，这些都必须缩减。
基于版面篇幅限制。单就稿件而言写得不错，主题鲜明内容充实，没什么问题。但因其新闻价值一般不需要在版面上占过多篇幅，或互有关联的几篇稿件中有某些相似的内容，不必在版面上重复出现，或为组织专栏等需要对相关稿件进行缩减。再有，稿件是好的，只是版面容纳不下，需要缩减部分篇幅。